De aanbesteding verprutst? Dan trek je de beslissing toch gewoon in!
Het is begin augustus wanneer ik word gebeld door Johan. Johan is directeur van een middelgroot bedrijf in de GWW-sector en houdt zich vooral bezig met zeer specialistische water- en groenverzorging. Dat doet Johan al jaren met trots en zet altijd graag die extra stap om kwaliteit te leveren.
Hij kán de ervaring niet hebben
Gepikeerd vertelt Johan dat hij tweede is geworden in een aanbestedingsprocedure. De inschrijvers zijn, in het kader van de geschiktheidseisen, gevraagd om met een referentieproject aan te tonen dat zij over voldoende ervaring beschikken om de opdracht uit te voeren. Johan weet echter zeker dat de nummer één (de beoogd winnaar dus) met zijn referentieproject die vereiste ervaring niet kán hebben aangetoond. Dat is nogal een bewering en ik vertel Johan dat het erg moeilijk kan zijn om zoiets aan te tonen. Toch heeft Johan in dit geval een sterke troef achter de hand: de nummer één heeft kennelijk als referentieproject een project ingediend dat Johan in het verleden meermaals heeft uitgevoerd. Bovendien is Johan bij dat (referentie)project bij de laatste aanbestedingsprocedure tweede geworden en beschikt dus over het bestek en alle andere relevante (uitvoerings)voorschriften. Ik merk dat ik begin te lachen, Johan we gaan ervoor!
Van Texel naar Tokio
De voorlopige gunningsbeslissing is (zoals dat helaas opvallend vaak gebeurt…) genomen nét voordat de vakantieperiode aanbreekt. Johan en ik hebben in aansluitende weken een weekje vakantie. Zo blijft er wel heel weinig tijd over van de Alcateltermijn (dat is de termijn waarbinnen je een kort geding moet starten). We spreken af dat we zoveel mogelijk op afstand zullen doen. Voor alle zekerheid verplaats ik mijn weekje Texel naar begin september, tja je bent advocaat aanbestedingsrecht of je bent het niet. Zo breekt een periode aan waarin ik nauwgezet samen met Johan een dagvaarding begin op te stellen, ik vanuit Hattem en Johan vanuit Tokio, verschil moet er zijn. Ik schets Johan stapsgewijs de juridische kaders en wat we nodig hebben als bewijsmiddelen (de producties). Als een echte teamwork-productie begint de dagvaarding vorm te krijgen. Hiermee gaan we de rechter overtuigen!
Nijdige advocaat
Na het indienen van de dagvaarding in augustus, bepaalt de rechtbank dat er een mondelinge behandeling (de zitting) zal volgen eind oktober. Deze datum leidt nog tot een nijdig telefoontje van de advocate van de aanbestedende dienst. Zij weet mij te vertellen dat deze datum haar wel erg slecht uitkomt. Eigenlijk, zo redeneert ze in haar monoloog, zou alleen begin september haar goed uitkomen… Enfin, de datum eind oktober voor de zitting blijft staan (en mijn weekje Texel dus ook).
Medio oktober ontvangt Johan een brief van de aanbestedende dienst. Het is die dienst kennelijk opgevallen dat er een hoop slordigheden in de aanbestedingsdocumenten staan. Voor de aanbestedende dienst plotseling – en zonder de dagvaarding ook maar te noemen – een reden om de voorlopige gunningsbeslissing in te trekken. Ik bel Johan op en vertel hem dat we de dagvaarding beter kunnen intrekken. We hebben immers geen procesbelang meer als de beslissing die we willen aanvechten, simpelweg niet meer bestaat. Johan kan het niet geloven, al die kostbare moeite is dus helemaal voor niets geweest. Dat de nummer één de opdracht ook niet gegund heeft gekregen, is natuurlijk een overwinning op zich, maar het blijft erg teleurstellend hoe het allemaal is gelopen.
Van je af bijten
Samen mopperen we nog een poosje na en beginnen het dan toch weer zonniger te zien. Ik vraag Johan of dit nou een reden is om voortaan geen bezwaar meer te maken. “Nee”, zegt Johan beslist. “Je moet als ondernemer van je af durven bijten als je echt meent dat dingen niet goed zijn gegaan. Maar weet wel Daan dat dit een van de redenen is waarom er steeds vaker geen enkele gegadigde meer is voor een dergelijke opdracht”. Daar heb ik helemaal niets meer aan toe voegen.