Wie mag namens u zakendoen?
Het is als eerst aan u om die vraag te beantwoorden. De volgende stap is om ook naar buiten toe duidelijk te maken hoe de bevoegdheden zijn verdeeld. Verstandig om daar even bij stil te staan en te kijken of u het formeel zó heeft geregeld als de bedoeling is.
Neem de BV. Volgens de wet zijn de bestuurders samen bevoegd. Aanvullend kan in de statuten een rol zijn weggelegd voor een of meer afzonderlijke bestuurders, en/of voor personen die geen bestuurder zijn. Buiten de statuten om kan het bestuur bevoegdheden toekennen door middel van een volmacht. Voor bevoegdheden die zijn toegekend in de statuten, en ook voor de volmacht, kunnen voorwaarden of beperkingen gelden. Denk aan een maximum bedrag, of een vereiste controle of toestemming.
Vertrouwen
In de praktijk lopen veel dagelijkse zaken natuurlijk via werknemers, en dan mag een buitenstaander er op vertrouwen dat uw werknemers de bevoegdheden hebben die bij hun functie passen. Als een afspraak Chefsache is, bijvoorbeeld een belangrijke order, een raamcontract, of een bedrijfsovername, komt de formele toedeling van bevoegdheden in beeld. Daarvoor mogen buitenstaanders afgaan op informatie uit het Handelsregister (Kamer van Koophandel).
Check: heeft u volmacht verleend?
Bij een statutaire bevoegdheid staat in het Handelsregister een verwijzing naar de statuten. Een gevolmachtigde wordt bij de KvK aangemeld door een formulier in te vullen. Maar let op: dat formulier is niet voldoende. Er moet ook daadwerkelijk een toereikende volmacht zijn verleend door het bestuur. Het is mogelijk om de volmacht zelf ook te deponeren, zodat iedereen kan zien wat die inhoudt.
Een gebrek in de bevoegdheid is eenvoudig achteraf te repareren. Dat is nooit een probleem als het bestuur het eens is met het optreden van de bestuurder/gevolmachtigde die buiten zijn boekje is gegaan. En de ‘tegenpartij’ ook tevreden is. Maar in conflictsituaties zien we dat onduidelijkheid over de bevoegdheid, eigenlijk altijd een rol gaat spelen in de discussie. Daarom is het wijs dit vóóraf te regelen.